Головна » Cтатті » Робота remote - не вирок!

Робота remote – не вирок!

Work_from_home1

У світлі історично сформованої ментальності, український бізнес дуже часто вважає, що робота – це саме фізична наявність працівника в офісі. Якщо кожну мить не слідкувати за працівником, то звісно він буде-нічого-не-робити.

Лайфхаками із організації віддаленої роботи своєї команди та своїм власним досвідом ділиться Тетяна Пархоменко, Керівник Департаменту бізнес аналітики TG Consulting.

Як створити комфортні умови віддаленої роботи для своїх співробітників,
не втративши контролю над виконанням задач?

Панове, хочу вас засмутити: ті працівники, що не хочуть/не вміють/не знають як (на ваш вибір) працювати не будуть працювати у будь-яких умовах, скільки б ви над ними не стояли. З досвіду маю безліч прикладів, коли люди ходять роками на роботу, але результатів як не було, так і не буде. І справа навіть не в умовах праці, і не в мотивації, якою дуже сильно докоряють такі «співробітники». Тут хоч облаштовуй “люкси” в офісах, хоч підвищуй заробітну плату – все одно вони не будуть працювати. А все тому, що звички такої вони не мають. Просто не звикли працювати.

А ті співробітники, що знають свої задачі, будуть їх виконувати і в офісі, і за його межами.

Зрозумійте, що графік 9:00 – 18:00 віддалено не працює.

Перше, що варто відмітити – забудьте про 8-ми годинний робочий день для «віддалених» співробітників. Менеджмент повинен зрозуміти та змиритись з тим, що для стану бізнеса важливі не кількість відпрацьованих годин, а результат!

Забезпечте співробітників усім необхідним.

Головне, що Вам буде необхідне для організації віддаленої роботи – це забезпечити своїх співробітників устаткуванням, інструментами та інформацією для роботи.
Можливо, необхідно буде забезпечити інтернет, який використовують співробітники та доставку техніки з офісу – я гадаю, що це невеликі кошти, особливо, якщо врахувати, що ви економите на інших офісних витратах, які обов’язкові для забезпечення комфортних умов роботи.

Лайфхак №1

Ставимо реальні задачі та час на їх виконання!

Саме планування, а не щохвилинний контролінг без конкретних кінцевих результатів допоможе створити робочий процес вдома.
Timesheets або таймшити (таблиці обліку завдань і часу виконання) вам у поміч.

Без имени

Тетяна Пархомчук

Досвід Тетяни:  
Зрозумівши, що буде необхідність у віддаленій роботі для моєї команди, я створила групу в Teams (ми у компанії TG Consulting використовуємо цю платформу для організації робочих місць та процесів) та спільний таймшит, який заповнюється щодня всією командою. У цей таймшит додала і себе – як приклад заповнення, а також як живу мотивацію для команди. Моя команда використовує мою звітність як приклад і має змогу бачити, що я роблю кожний день у реальному часі. Це не контроль, це реальне відчуття того, що ти не один – твоя команда з тобою!

Лайфхак №2

Як створити функціональний таймшит?

Перше, що необхідно – перестати нервувати. Через годину все закінчиться і у Вас буде робочий таймшит. Без паніки!

Таймшит створюється в Excel. Погано знаєте Excel? Не проблема – на просторах YouTube можна знайти велику кількість навчального матеріалу, як працювати з таблицями. Отже, створюємо таблицю з такими колонками (для прикладу):

Timesheet1

Додаємо до неї формули, для швидкості заповнення:

Timesheet2

Розміщуємо в Teams, OneDrive, SharePoint або будь-яку іншу платформу, що дозволяє працювати сумісно з Excel таблицями. Даємо доступ до таблиць співробітникам і “вуа-ля” – у вас інструмент для сумісної роботи та контроля виконання задач.

Без имени

Тетяна Пархомчук

Досвід Тетяни:  
Один з керівників створив таймшит і звернувся з проханням заповнювати його щодня. Співробітники обурились, різко висловившись, що це недовіра до них та їх роботи зі сторони керівництва. Щоб уникнути такої ситуації, дуже рекомендую одразу проговорити, що заповнення таймшита – це захист самого співробітника і його роботи у випадку, якщо у когось виникнуть питання з приводу його діяльності. І ще – заповнення звіту не займає більше 10-15 хвилин у день, тому це навряд можна розцінювати за додаткове навантаження.

Лайфхак №3

Організовуйте мітинги у будь якому доступному ресурсі!

Який ресурс обрати – це вже справа вашого смаку. З доступних та зручних: Microsoft Teams, Skype, Zoom. Якщо у вас немає ліцензованого програмного забезпечення, то в багатьох інструментах присутні безкоштовні версії які, можливо, обмежать Вас у деяких функціях. Наприклад, в Zoom у Вас буде 45 хвилин для мітингу, а не необмежений час, як у ліцензованому продукті.

Пам’ятайте, що спільний чат і живі зустрічі онлайн – це головний важіль для стабільної роботи команди. А в умовах карантину це ще і профілактика депресії та створення позитивного настрою у всіх учасників. Тому можна організувати не тільки робочі мітинги, а і зібратись «на чай». Чому б і ні?

Лайфхак №4

Використовуйте SAP Business One для контролю свого бізнеса в реальному часі.

Неочікуваний період віддаленої роботи чудово показав не тільки завантаженість або недовантаженість команди, але і готовність бізнесу в цілому до непередбачуваних умов. Так би мовити, живучість бізнесу в умовах кризи.  Тому не втрачайте часу! Шановні керівники, задумайтеся і почніть активні дії щодо оптимізації своїх бізнес-процесів і автоматизації бізнесу. Порахуйте втрачену вигоду за час простою в карантин і порівняйте з ціною впровадження SAP Business One. Я впевнена, що ви будете приємно здивовані, що двотижневий простій вашого бізнесу двічі покриває всю суму впровадження.

Автор

Без имени

Тетяна Пархомчук

Керівник Департаменту бізнес аналітики TG Consulting

Якщо Ви знаходитесь на порозі масштабування, діджиталізації та автоматизації і перебуваєте в сумнівах з приводу вибору, наші бізнес-консультанти та технічні асистенти допоможуть вам з ухваленням вірних рішень.

TG Consulting зосереджує увагу на специфікації конкретної галузі та допомагає клієнтам розібратися в процесах на всіх рівнях автоматизації і впроваджуємо продукти, які забезпечують можливість контролю і зростання бізнесу. Дізнайтесь наші історії успіху.

Вам може бути цікаво